Características clave

Gestión de contratos y documentos

• Provee acceso en línea centralizado y seguro a todos los contratos de su compañía
• Obtenga metadatos que mejoren los contratos de su organización
• Las opciones de configuración incluyen lo siguiente:

– Soporte completo del ciclo de vida de los documentos con autorizaciones, aprobaciones y cambios de control/versión

– Carga de sus documentos aprobados desde la aplicación de gestión de documentos existente.

Detalles de partes contratantes

• Obtenga información acerca de sus clientes y proveedores
• Compatible con diferentes localidades e información de contacto
• Consecuente con los requerimientos de datos de IATA SIS

Definición de productos y servicios contratados

• Cada ítem contratado puede ser definido en un cálculo de volumen por precio
• Los valores de volumen puede reflejar el pasaje de tiempo como servicio de renta o deuda, o pueden ser derivados a través de la importación y evaluación de la documentación del servicio de entregas como estadísticas operacionales o entrega y recepción de documentos
• Los precios se pueden configurar tanto para precios unitarios como para poder derivar un precio escalonado basado en el valor de volumen dado
• Los precios se reflejan en la moneda que se uso en la facturación; las facturas reflejaran el valor de liquidación, según corresponda
• Los valores de liquidación finales se pueden derivar desde los valores de los componentes como un ítem con componente fijo o variable

Generación de facturas

• El sistema soporta la generación de facturas y órdenes de compra
• Los resultados del proceso se estructuran como facturas con sus costos asociados y el detalle
• Las facturas pueden generarse individualmente o en lotes con la misma fecha de facturación y frecuencia de facturación

Revisión de facturas

• Con el sistema, se pueden revisar y aprobar facturas y órdenes de compra antes de remitirlas
• Las órdenes de compra generadas por el sistema reflejan obligación del proveedor según los términos en el contrato, y esto también puede revisarse y aprobarse con miras a poder registrar gastos/pasivos devengados y de aprobar la factura para usarla en auditorías
• Durante el proceso de revisión, el analista puede ver y acceder a cambios contemplados en el proceso de revisión para evaluar su razonabilidad

Auditoría por pagar – Revisión y aprobación de facturas de proveedores

• Las facturas de los proveedores se pueden importar al sistema, si son electrónicas, o se pueden ingresar manualmente al sistema.
• La captura manual de datos se puede enviar mediante la factura devengada generada por el sistema como punto de partida.
• El sistema intentará combinar automáticamente la factura del proveedor con el resultado asociado y generado por el sistema, si se encuentra el correspondiente, el sistema evaluará las cantidades facturadas y puede autoaprobar la factura del proveedor cuando las diferencias sean las toleradas por aquella factura.
• Las facturas sin combinar y aquellas fuera de la tolerancia están a la espera de revisión donde el analista declarará las cantidades aceptadas y clasificará las diferencias como correspondientes mediante rechazo, pago insuficiente o correspondencia.